Lorsqu’on se lance en freelance, l'administratif pour les photographes et vidéastes freelance est souvent la chose qu’on a envie de mettre de côté ! Et pourtant, il est primordial de s'y pencher et de connaître au moins les bases. Dans cet article, je vais vous donner tout ce que j’ai appris au cours de mes dernières années en tant que freelance photographe / vidéaste pour que vous sachiez tout ce qu’il y a à savoir. Vous saurez comment rédiger un devis, comment créer une facture mais également la manière dont mettre en place des Conditions Générales de Ventes (CGV) claires et précises afin de sécuriser votre travail auprès de vos clients.

Devenir professionnel 📸

Avant de rentrer dans le coeur de l'article, je voulais faire un petit point sur ce que c’est que devenir professionnel. Lorsqu’on devient professionnel, on va se voir attribuer un numéro SIRET qui va nous permettre d’exercer notre activité et d’être payé de manière légale ! Si nous touchons de l’argent sans être déclarés (et donc que nous n’avons pas de numéro SIRET), on va réaliser ce qu’on appelle du “black”. Et ça c’est illégal. Vous encourrez jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende.

Point important : Il est possible de cumuler le statut d’auto-entrepreneur avec le statut de CDI par exemple. Pour ma part, j’ai commencé la vie active dans une agence de communication en CDI et j’avais en parallèle mon auto-entreprise. Cela me permettait de faire des missions de temps en temps, d’acheter du matériel grâce à mon revenu de CDI et de faire, petit à petit une transition pour devenir 100% auto-entrepreneur. Si vous voulez vous lancer mais que vous avez peur, pensez à cette solution !

Il faut également savoir que les démarches administratives pour devenir photographe ou vidéaste professionnel sont relativement simples et rapides.

Les devis & factures 📄

Devis

Pour vous faire payer, vous allez devoir rédiger des devis et des factures. Cela peut paraitre très compliqué lorsqu’on se lance et qu’on n’y connaît rien... Mais ne vous inquiétez pas, c’est vraiment pas si compliqué que ça ! Il faut retenir que vous pouvez faire votre devis et vos factures comme vous le souhaitez, avec néanmoins quelques mentions obligatoires à faire apparaître. Les voici :

  • La mention “devis” indiquée clairement
  • Le numéro du devis
  • La date d’émission du devis
  • La durée de validité de l’offre
  • Votre nom et vos coordonnées
  • Votre numéro SIREN
  • Le nom ou la raison sociale du client
  • Le n° de Registre du Commerce et des Sociétés OU le n° de Répertoire des Métiers
  • La somme globale à payer
  • La date de début et la durée estimée de la prestation
  • Le détail de chaque prestation
  • La mention “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”. Il s’agit d’une spécificité du régime TVA auto-entrepreneur.
  • La signature du client précédée de la date d'acceptation du devis et de l'une des mentions suivantes “Devis reçu avant l'exécution de la prestation", "Lu et approuvé”, “Bon pour accord”

 

template devis

Exemple de devis

Facture

Une facture est un document comptable qui prouve une opération commerciale. Elle doit être émise lorsque vous avez terminé une mission. La facture doit reprendre les informations de votre devis, mais il est important de remplacer le terme “devis” par facture. Il faut également mettre à jour les numéros de facture ainsi que la date d’émission de la facture.

Les CGV ✍🏼

En plus de nos devis, on aime bien envoyer des conditions que notre client accepte en signant le devis. Ces conditions générales de vente précisent certains aspects de notre travail et nous permet de nous sécuriser sur plusieurs points. Il n’y a pas de modèle prédéfini de CGV. Vous pouvez y intégrer ce que vous voulez. Je vais cependant vous donner quelques éléments qu’on a pour habitude de mentionner dans ces conditions :

  • Pour les prestations drone, comme nous sommes soumis à la réglementation, on précise toutes les règles auxquelles nous n’avons pas le droit de déroger. On précise par exemple que si la météo n’est pas bonne, il nous est impossible de voler.
  • On précise également les formats rendus lors de nos prestations. Par exemple, on précise qu’on rend nos vidéos en .mov ou en .mp4 (sauf demande particulière). On précise également le fait que les rushs bruts ne sont pas envoyés (sauf demande particulière encore une fois). Cela nous sécurise et nous évite toute surprise.
  • On précise qu’on est dans notre droit de diffuser les contenus sur notre site et nos réseaux sociaux une fois la mission réalisée. En général, on attend quand même que le client poste en premier le contenu avant de le diffuser sur nos réseaux. Certains clients ne veulent pas qu’on publie le contenu. Ils nous font alors signer une charte de non-divulgation qui les sécurisent eux et nous interdit de publier le contenu !
  • Voilà, il y a pleins d’éléments qu’on intègre dans ces CGV comme les forces majeures et incapacités si on est malade par exemple. Ou encore pleins d’autres choses concernant les livraisons ou le paiement des prestations.

L’objectif, c’est que votre prestation ainsi que son rendu soient bien clairs pour votre client, et que tout soit marqué noir sur blanc.

Les cotisations URSSAF 💸

Il est possible de faire vos déclarations soit mensuellement, soit trimestriellement. Pour ma part, je préfère le faire tous les mois, comme ça je me dis que le 1er de chaque mois je dois faire ma déclaration et ça m’évite d’oublier de la faire. Lors de vos déclarations, vous devrez donner votre montant touché à l’URSAFF. Sur ce montant, l’URSAFF va vous prélever 22%. Donc si vous déclarez 1000€, l’URSAFF va vous prélever 22% de 1000€ soit 220€. Donc sur les 1000€ touchés, vous aurez 780€ dans votre poche. Sachez qu’il y a une aide qui s’appelle l’ACCRE qui permet de réduire ce prélèvement de 22% et de les faire passer à 11% la première année. Cela vous permet de faciliter la mise en route de votre activité.

Le compte bancaire 🏦

Il est nécessaire d’avoir un compte bancaire dédié à votre activité si vous gagnez plus de 10 000 euros par an et ce, deux années consécutives. Cependant, il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte professionnel, qui lui est payant. Vous pouvez très bien ouvrir un simple compte particulier dans votre banque (c’est ce que j’ai fait).

On arrive à la fin de cet article, merci de l'avoir lu jusqu’à la fin ! J’espère que ces informations vous auront été utiles. Si vous n'avez pas lu le dernier article, n'hésitez pas à y faire un tour !

Je vous dis à très vite pour une nouvel article 👋🏼